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职场写作能力差，明白这条定律，帮你掌握基础

来源：爱乐趣网时间：2020年11月10日 14:22

原标题：职场写作能力差，明白这条定律，帮你掌握基础

导语：今天，领导让江昕在公司微信群里发一个培训通知，写完先给领导看一遍，合格了再发。江昕写的大概内容是这样的：

通知请各门店经理通知店员，于明天早上九点到总部集合，参加拓展培训。

领导看了以后，让她反复重写了好几次。要么格式有问题，要么没有明确参加人员，要么没说明重点……

她悄悄跟我诉苦：我到底该怎么写啊，写了那么多遍都过不了，眼看领导要求交付的时间又要到了，我真不知道该怎么办，领导怎么那么苛刻啊。

其实不只是通知，在工作中，经常会遇到很多类似情况，包括邮件、申请、和同事的交流信息等等，写的内容，不能让对方满意，或是对方不理解，又需要多次的沟通，还有可能失去对方的信任。这都是因为我们没有考虑对方的感受，没有考虑写作的逻辑，总是以自己的思维在写，甚至就像平时聊天一样，想到什么写什么。书面和语言的表达，其实还是有很大差别的。书面的表达，要记住这条规律：为什么写，写什么，怎么写，只有按照这个思路，才能让自己写的内容被对方接受。

我在提笔写之前，总要给自己提出三个问题：我想写什么，如何写，以及怎么写。——（前苏联作家）高尔基

那么我们怎样才能让自己写的文案高效呢？

日本作家嶋田毅写的《商务文案写作》这本书，专门针对在职场想要提高商务写作能力的人，解答了不知道怎么写、写什么、写不出精练的文章、无法高效写出文章，不会改善文章这些问题。

一、写之前先弄明白为什么写、要达到什么目的

1、从读者的需求角度出发

如书中所说“没有人读的文章毫无意义”。最好的文案，就是简洁、明了，让别人一目了然（所见即所得）。本文开头的通知，相信任何人看了都是一头雾水，所以，发了通知后，肯定还要回答很多人的各种问题。

比如，制定一下公司的薪酬制度。这个制度是给员工看的，同时又是为了公司发展的，所以，除了单纯的提成外，还要有晋升、考核项等。

举例：

XX公司员工薪酬制度一、基本工资（每个岗位的工资详细说明）二、提成制度（对每个级别、台阶奖励等详细说明）三、晋升制度（主要是为了让员工知道自己在这里工作，通过努力，能得到什么发展）四、绩效考核（奖惩制度要明确）

员工看薪酬制度，主要想了解的就是怎样赚钱和怎样不被扣钱。所以，要针对读者需要了解的内容详细说明

2、自己的目的是什么

写得再多，如果自己的目的没达到，那么就算你行文再怎么优美，也是白搭。商务文案不是文学作品，说清你的目的才是关键。

举个书中的例子：

请推荐管理教科书（省略问候语）这次我被选拔为公司内部职位调动的管理培训决策成员。鉴于我公司的情况，我尤其重视的是管理培训面对的从主任到课长、部长助理等30-45岁之间的中层领导。首先，我自身作为企业的管理层，深深的理解体系和“核心”。所以，眼前浮现出博学多识的XX先生的容颜，特发邮件请教。请您一定不吝赐教，关于管理的书籍，还请您推荐3本企业的中层管理人员一定要看的书。可能很难集中挑出3本书，但这里还是大胆的请您给予推荐。另外，这个请求确实有些自私，除了以上3本，还请再推荐7本“再读读这些也不错的书。最多只阅读10本，我并不认为可以理解管理，但距离秋季的中层研修时间不多了，所以，想先按照优先顺序阅读排在前面的书籍，以提高自己的理解水平。百忙之间，打扰了，希望能得到您的帮助。请多多关照。

这篇邮件，主要是为了让XX先生给他推荐几本书，而且按优先顺序推荐，显然这样写下来，更容易达到自己让别人推荐书的目的。

3、关键要素有哪些

有几个因素要考虑：What(什么事)、Why(为什么)、When（什么时候）、Where(地点)、Who(参与人员)、How（怎么做）。

以开头那个通知为例，我们看一下，比较好的通知该怎么写

自强·突破—提升培训通知为了调动员工的积极性、开发潜能、加强主动意识、提升团队协作能力，特开展以下培训，具体通知如下：【参训人员】所有销售人员【参训时间】8月3日-8月4日（周一至周二）【集合时间】8月3日早8:20 【集合地点】XX路47栋（公司总部楼下）【具体时间安排】

【温馨提示】 <着装要求> 1、第一天，着便装（运动服、运动鞋）；第二天，着正装（西装、领带、工牌、司徽、皮鞋）； 2、公司统一配发一件T恤，请妥善保管，培训结束后交回。 <物品准备> 1、黑色签字笔2支，笔记本一本； 2、洗漱用品、雨具、换洗衣服、本人常用药（如：过敏药、肠胃药等）； 3、不允许携带管制刀具、大功率电器、贵重首饰、扑克、零食、等娱乐设施，手机、钱包等自行保管，丢失后果自负。 < 注意事项> 1、活动开始后，不得擅自离开团队，发生任何状况均须报告，获准后方可执行； 2、若您有家庭病史，以及您曾经或现在存在重大疾病，必须如实向班主任请假。有任何问题请及时联系：王XX Tel: 1xxxxxxxxxx

这样看起来，是不是更加清晰明了？时间、地点、人物、主题等等，都已经表达清楚，写的人将信息表达得很清楚，看的人也能完整的接收到所信息。

二、写什么

1、读者要什么

“沟通效果由接受方决定”，所以，当我们写出来以后，我们自己先读一遍，是否能读懂。如果自己读起来都很吃力，那就证明不是一个好的文案。

2、你要传达的信息是什么

将你要表达的意思，用读者最容易接受的方式表达出来，赢得对方的认可和支持。

写作而没有目的，又不求有益于人，这在我是绝对做不到的。——（俄国作家）列夫·托尔斯泰

下图以一个培训讲师的邀请函为例

这个邀请函，既表达了对讲师的尊重，让别人更容易接受，同时自己的信息也传达得很清楚。我想，除非对方真的有事脱不开身，那是不会拒绝的。

三、到底怎么写才能让文章通俗易懂

1、注意结构

我们常用的结构有：总分总、总分、递进式、并列式。其中总分总和递进式结构是用得最多的。

总分总：一开始阐述基本观点，再分开用不同的论据去说明，最后再总结全文的观点。举个简单的例子：

如何提高员工留存率开头大概说一下目前员工留存率数据，然后阐述自己的观点：要提高员工留存率，需要从企业文化、提升中层管理能力、优化管理方法等方面入手。一、企业文化如何做二、如何提升中层管理能力三、优化管理方法几点总结：员工的留存，和公司的制度和方法有很大关系，要想留住员工，就要从企业文化、提升中层管理能力、优化管理方法这几方面下功夫。

递进式：大致来说，就是“是什么、为什么、怎么办”。这种常用于解决问题的文案。就比如我现在写的这篇文章，用的就是递进式结构。

2、注意排版

我们这里说的是商务文案，而不是小说或者美文。能不能吸引别人看完，排版非常重要。排版表现的是文章的逻辑。就拿我们写文章来说，要有大标题、小标题。如下图所示：

就像写议论文，每个观点下面，用论据来证明。实际上，别人并没有时间仔细的阅读你的文章，所以，只能靠排版来吸引别人的注意，重要的标题和论点要加粗来突出。

这样的文章，读起来层次感清晰，而且也突出了重点，可读性更强。

3、内容的表达

要注意以下几点：

1）内容要有说服力：从事实出发，客观、明确的表达自己的主张，必要时，加上数据。

2）聚焦重点：无需写太冗长的词句，要聚焦，紧扣主题。所有的内容，都是为了达到你的目的。

3）简洁易懂：用别人能看懂的方式去表达，如果你写了一大堆，最后别人看得一头雾水，那等于前功尽弃。让别人看得轻松的文案，才是成功的文案。

书中案例：

紧急建立用于收集市场反馈信息的制度研究结果，我们公司应该紧急强化用于收集市场反馈信息的制度，应该忙建立具体的制度。一、和顾客相互作用的制度不够完善我公司没有战略性地有效利用“顾客咨询窗口”。没有配备了解市场的优秀人才。大型索赔之外的索赔都是现场处理，没有汇报给其他部门。和我们公司的顾客之间的相互作用受到限制。主要通过明信片收集顾客心声。除此之外的顾客信息主要是通过线上听证会。 …… 很明显已经有企业开始着力建立和顾客相互作用的制度。竞争对手X公司已经彻底地改革了“客服中心”，开始重点分配经营资源。竞争对手Y公司已经大张旗鼓地开始在网站上设置公示板来刊登顾客的声音。